Od stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców oraz obniżą koszty związane z ich przechowywaniem.

Elektronizacja akt

Obecnie dokumentację pracowniczą przechowujesz w formie papierowej. Od stycznia będziesz mógł decydować w jakiej formie chcesz ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Będziesz też mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze jako pracodawca czy zleceniodawca będziesz przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, których zatrudniłeś po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. możesz skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli spełnisz dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:

• przekażesz do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowujesz przez okres 50 lat.

Materiały do pobrania są dostępne na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (www.zus.pl) w zakładce „E-akta pliki do pobrania”. Wśród materiałów znajdują się:

• komunikat do przedsiębiorców - zmiany w okresie przechowywania akt pracowniczych,
• komunikat dla firm zewnętrznych, np. biur rachunkowych, które obsługują płatników składek,
• logo E-akta,
• baner, plakat, ulotkę,
• broszurę dla pracodawców,
• "Krótsze przechowywanie akt pracowniczych (E-akta)" - link do YouTube.

W celu uzyskania dodatkowych informacji dotyczących materiałów informacyjnych E-akta zapraszam do kontaktu, tel.: 502-009-800, 24 262-52-71 wew. 2518, 
mail: //Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.">Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..